Инструкция по заполнению путевых листов

Путевой лист грузового автомобиля – важный первичный учетный транспортный документ, который контролирует и оформляет работу транспортного средства организации, занимающейся перевозкой грузов, вне зависимости от её организационно-правовой формы. Путевой лист обязателен к оформлению наряду с товарной накладной для компаний перевозчиков. Утвержденная форма образца путевого листа, а также инструкция по её заполнению закреплена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26 ноября 2010 г. № 138 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению». Данная форма документа применима к внутриреспубликанским грузоперевозкам, а также к перевозкам в страны ближнего и дальнего зарубежья. После 18 февраля 2011 года используется утвержденный образец формы 2 (г) для путевых листов грузовых автомобилей. Вместе с тем, организация может разработать и утвердить свою форму аналогичного учетного документа. Закон это позволяет, но при условии наличия в ней всех необходимых для данного типа документа пунктов, как то:

дата путевого листа;
наименование перевозчика (печать);
марка транспортного средства и его регистрационный знак;
данные о водителе, номер удостоверения;
отметка о прохождении водителем медицинского осмотра;
отметка о техническом состоянии транспортного средства;
данные спидометра, времени выезда/возвращения транспортного средства;
информация о ТСМ (топливно-смазочных материалах);
данные о работе водителя и транспортного средства;
отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика (инженера, диспетчера, техника по учету ТСМ и др.), удостоверяющих прием/сдачу транспортного средства.

Графы, по которым информация отсутствует, разрешается не заполнять. Организации перевозчиков могут также вносить дополнительную информацию в путевой лист по своему усмотрению на основании своей производственной необходимости, не являющейся обязательной.

Необходимость регулярного заполнения путевого листа обусловлена бухгалтерским учетом расхода ТСМ, начислением заработной платы водителю, ведение общих расчетов за осуществляемые грузоперевозки и статистической отчетности в целом, обеспечения безопасности движения и выполнения норм материальной ответственности лиц, в пользование которых вверено то или иное транспортное средство.

Путевой лист грузового автомобиля выписывается водителю под расписку уполномоченным лицом за 1 рабочий день и при условии сдачи предыдущего путевого листа за день предыдущий. На более длительный срок путевой лист образца 2 (г) выдается при условии междугородних или международных перевозок.

В тех случаях, когда одно и то же транспортное средство эксплуатируется разными водителями в течение одного дня, в зависимости от маршрута и т.д., путевые листы выдаются на каждого водителя. Таким образом, уполномоченное лицо обязано подготовить несколько путевых листов на одно транспортное средство.

В целях обеспечения безопасности дорожного движения грузоперевозки без оформления путевого листа ЗАПРЕЩЕНЫ! Статья 40 Закона Республики Беларусь «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках», статья 12.7 КоАП РБ и другие нормативные документы устанавливают штрафы, лишения полученной прибыли (вплоть до лишения лицензии и запрете заниматься определенными видами деятельности) за отсутствие путевых листов у водителей, за некорректное их заполнение, за отсутствие подтверждения технической пригодности эксплуатируемого транспортного средства и т.д.

Предположим, что некая фирма ООО «Трансмагистраль», находящаяся в г. Витебске, ул. Ленина, 56, заключила договор на оказание транспортных услуг. Водитель-экспедитор Ляшенко С.В. (имеющий второй класс) получил задание:

6 августа на основании договора с ИП Сванидзе доставить из Витебска (пр. Мира 16) в г. Могилев (ул. Пирогова 8) офисную оргтехнику;

6 августа из г. Могилева прибыть в г. Солигорск для выполнения заказа;

7 августа по договору с ЗАО «Машстрой» из г. Солигорска (ул. Солнечная, 15) в г. Борисов (ул. Гагарина, 9) перевезти запчасти. Экспедитору оформляется командировка на 2 дня: с 6 по 7 августа и путевой лист.

Пункты с 15 по 17 заполняются при возвращении автомобиля, когда фиксируется фак-тическое время возвращения транспортного средства, показа¬ния спидометра, расход топлива по норме/по факту результатов работы, марка топлива, пробег.

Разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа», графы «Для расчетов» в условиях автоматизированной обработки путевых листов не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных ТТН-1.

После сдачи путевого листа записываются рас¬стояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива.

Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31/12/2008 г. подробно указаны все предпосылки превышения коэффициента расхода топлива для любых типов транспорта, при любых погодных и дорожных условиях с учетом численности населения транзитных городов и т.д. Заполняя путевой лист, не лишним будет проверить информацию о коэффициенте там.

Наряду с обязательным оформлением путевых листов существует необходимость ведения журнала учета путевых листов, который хранит сведения о выданных ранее путевых листах. Журнал также является документом строгой отчетности наряду с путевыми листами. На обложке указывается наименование компании, период, за который ведется журнал, должность и ФИО ответственного сотрудника, ведущего журнал учета. Все страницы журнала должны быть пронумерованы, листы прошнурованы и заверены печатью компании.

Дата выдачи путевого листа водителя в журнале учета должна обязательно совпадать с датой, стоящей в самом путевом листе.

Формы утвержденных бланков документов всегда можно найти в открытом доступе на электронных ресурсах. Важно внимательно следить за всеми обновлениями нормативно-правовой базы и регулярно вносить соответствующие изменения в работу компании.

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов» не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных ТТН-1.

Везде ставятся подписи уполномоченных лиц, удостоверяющие сдачу автомобиля в исправном состоянии, удостоверяющие достоверность топливных показателей.

К путевому листу прилагается также по экземпляру талона с расчетом стоимости услуг для перевозчика и для заказчика, информация в которых дублируется. Талон фиксирует:

номер путевого листа, дату;
наименование перевозчика;
марку, регистрационный знак транспортного средства;
время и дату прибытия/убытия;
показания спидометра на этом этапе;
количество поездок;
номера приложенных ТТН-1;
данные о заказчике (наименование, должность, ФИО ответственного лица, печать).

Первую часть талона (экземпляр заказчика) передают заказчику вместе со счетом, вторая часть талона (экземпляр перевозчика) остается у водителя и прикладывается к путевому листу. Если заказчиков и/или перевозчиков несколько, то выписывается несколько экземпляров талона соответственно. Если компания перевозит груз для собственных нужд, такие талоны оформлять необязательно.

После сдачи путевого листа записываются расстояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива.

При заполнении коэффициента расхода топлива не лишним будет обратиться к нормам, установленным Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31/12/2008 г., где подробно указаны все предпосылки превышения для любых типов транспорта, при любых погодных и дорожных условиях с учетом численности населения транзитных городов и т.д.

Наряду с обязательным оформлением путевых листов существует необходимость ведения журнала учета путевых листов ответственным лицом в организации, осуществляющей перевозку грузов. Журнал хранит сведения о выданных ранее путевых листах и представляет собой также документ отчетности для организаций, осуществляющей перевозку товаров и грузов. На обложке указывается наименование компании, период, за который ведется журнал, должность и ФИО ответственного сотрудника, ведущего журнал учета. Все страницы журнала должны быть пронумерованы, листы прошнурованы и заверены печатью компании.

Табличная часть журнала обычно состоит из следующих колонок:

номер путевого листа;
дата его выдачи;
ФИО водителя;
табельный, номер водителя;
гаражный номер транспортного средства;
подпись водителя в получении путевого листа;
подпись диспетчера (ответственного лица), бухгалтера и дата приемки путевого листа и документов от водителя;
примечания (если имеются).

Формы утвержденных бланков документов всегда можно найти в открытом доступе на электронных ресурсах.